EIDMEI AKADEMIE / KOSTENLOSER SELBSTLERNKURS
Outlook mit Copilot: E-Mails effizient bearbeiten
E-Mail-Flut ordnen, Nachrichten präzise formulieren und nichts Wichtiges übersehen.
Einsteiger · ca. 30–45 Minuten mit Übungen · 4 Lektionen
Dein Einstieg
In diesem Kurs geht es um E-Mail-Arbeit mit Copilot: Unterhaltungen zusammenfassen, Entwürfe schreiben, Antworten verbessern und klare nächste Schritte festhalten. Nicht jede Funktion ist in jedem Outlook-Konto verfügbar; deshalb enthalten die Übungen auch einen Weg ohne die direkte Outlook-Integration.
Format: Selbstlerntext mit Praxisbeispielen und aufklappbaren Kontrollfragen. Kein Video, kein Testzertifikat, keine Anmeldung bei EIDMEI. Zur praktischen Nutzung des beschriebenen KI-Tools kann ein separates Konto oder eine passende Lizenz erforderlich sein.
Kursübersicht
01 / Ein Postfach sinnvoll priorisieren · 02 / E-Mail-Verläufe zusammenfassen · 03 / Entwürfe und Ton verbessern · 04 / Antworten, Aufgaben und Datenschutz
LEKTION 01 / 04
Ein Postfach sinnvoll priorisieren
Bevor du eine KI verwendest, lege fest, was „wichtig“ bedeutet. Ein Vorschlag: Dringlichkeit, Frist, Abhängigkeit, Rolle des Absenders und benötigte Reaktion. Eine vermeintlich dramatische Betreffzeile ist noch keine objektive Priorität.
Chatfunktionen, die auf dein Postfach zugreifen können, sind je nach Lizenz und Unternehmensrichtlinie eingeschränkt. Ohne Zugriff kannst du dieselbe Methode mit drei vollständig fiktiven E-Mails in einer KI-Chatoberfläche üben.
Beispiel-Prompt
Hier sind drei erfundene Nachrichten: A: „Kunde möchte Feedback bis Freitag.“ B: „Team bittet um Bilddatei für heute 14 Uhr.“ C: „Newsletter mit allgemeinen Neuigkeiten.“ Ordne nach Dringlichkeit und begründe jede Einstufung in einem Satz. Nenne fehlende Informationen.
Deine Übung
Schreibe eine kurze Regel, wann du sofort antwortest und wann ein Zeitfenster für die Bearbeitung genügt.
Welche Art von Priorisierung ist gefährlich?
Wenn ohne Kontext nur aus dem Tonfall eines Betreffs auf Dringlichkeit geschlossen wird.
LEKTION 02 / 04
E-Mail-Verläufe zusammenfassen
Copilot in Outlook kann – sofern freigeschaltet – E-Mail-Unterhaltungen zusammenfassen. Eine gute Zusammenfassung trennt Tatsachen, offene Fragen und explizite Zusagen. Prüfe wichtige Aussagen im Originalverlauf.
Beginne mit einem Testthread ohne sensible Angaben. Ziel ist nicht, möglichst viel Text zu reduzieren, sondern die entscheidenden Informationen zuverlässig verfügbar zu machen.
Beispiel-Prompt
Fasse den folgenden fiktiven E-Mail-Verlauf zusammen: „Montag: Kunde fragt nach zwei Bildformaten. Dienstag: Team bestätigt JPG und PNG. Mittwoch: Kunde fragt zusätzlich nach einer Druckdatei. Ein Termin wurde nicht vereinbart.“ Gib als Ergebnis: Anliegen, bereits bestätigt, noch offen, nächste sinnvolle Frage.
Deine Übung
Vergleiche jede Antwort mit den vier Sätzen. Markiere, falls Copilot einen nicht vorhandenen Liefertermin nennt.
Warum darf ein zusammengefasster Verlauf nicht blind weitergeschickt werden?
Die KI kann Aussagen auslassen, verwechseln oder hinzufügen; verbindlich bleibt die Originalkommunikation.
LEKTION 03 / 04
Entwürfe und Ton verbessern
Mit „Entwurf mit Copilot“ lassen sich je nach Outlook-Version und Berechtigung neue Nachrichten formulieren; „Coaching“ unterstützt bei der Überarbeitung. Die endgültige Entscheidung über Wortlaut, Empfänger und Versand liegt weiterhin bei dir.
Ein guter geschäftlicher E-Mail-Entwurf enthält einen klaren Anlass, nötige Fakten, eine konkrete Handlungsaufforderung und einen professionellen Abschluss. Unnötige Superlative und wiederholte Höflichkeitsfloskeln erschweren die Kommunikation.
Beispiel-Prompt
Schreibe eine E-Mail an einen fiktiven Lieferanten: Die Datei für den Probedruck fehlt noch. Bitte freundlich um Zusendung bis morgen 12 Uhr oder um eine Rückmeldung, falls das nicht möglich ist. Maximal 100 Wörter, Betreff inklusive. Neutraler, respektvoller Ton.
Deine Übung
Erzeuge zwei Varianten: kurz-sachlich und warm-professionell. Prüfe, ob beide denselben Sachverhalt korrekt wiedergeben.
Worin liegt der Unterschied zwischen Entwurf und Freigabe?
Der Entwurf ist nur ein KI-Vorschlag; Prüfung von Richtigkeit, Empfänger, Anhängen und Versand gehört dem Menschen.
LEKTION 04 / 04
Antworten, Aufgaben und Datenschutz
Manche Copilot-Funktionen helfen dabei, aus E-Mails nächste Schritte abzuleiten oder eine Besprechung vorzubereiten. Überprüfe vor jeder Aktion, ob Termine, Zuständigkeiten und Berechtigungen stimmen.
Verwende keine persönlichen Kundendaten aus dem echten Postfach für einen öffentlichen Kurs. Organisationsrichtlinien und Vertraulichkeitsvereinbarungen gehen vor. Auch automatisch formulierte E-Mails brauchen vor dem Versand einen Faktencheck.
Beispiel-Prompt
Entwerfe eine 6-Punkte-Checkliste für jeden KI-gestützten E-Mail-Versand: richtige Empfänger, Fakten und Fristen, Ton, Links, Anhänge, vertrauliche Daten.
Deine Übung
Wende die Checkliste auf deinen Entwurf aus Lektion 3 an und notiere mindestens eine Verbesserung.
Welche drei Angaben sind vor dem Versand besonders kritisch?
Empfänger, verbindliche Aussagen wie Termine/Preise und vertrauliche Inhalte. Auch Anhänge und Links prüfen.
DEIN ABSCHLUSS / SELBSTKONTROLLE
Was du jetzt kannst
Du kannst E-Mails nach sinnvollen Kriterien priorisieren, Verläufe kritisch zusammenfassen, eigene Entwürfe verbessern und den Versand sicher kontrollieren.
Überprüfe deine Beispielergebnisse anhand der Kontrollfragen. Dies ist ein freies Lernangebot und keine beaufsichtigte Prüfung; es wird derzeit kein Zertifikat ausgestellt.
Quellen & Hinweise
Die Funktionsbeschreibungen orientieren sich an den öffentlich zugänglichen Hilfedokumenten der Anbieter. Produktfunktionen und Lizenzen können sich verändern. EIDMEI ist nicht mit den genannten Unternehmen verbunden.
Microsoft: E-Mail-Entwürfe erstellen
Stand der Kursmaterialien: November 2026. Kursbilder sind KI-generierte Illustrationen.